Pašvaldības iestādes “Ventspils  Sociālais dienests” privātuma politika

Šī privātuma politika sniedz informāciju par to, kā pašvaldības iestāde “Ventspils  Sociālais dienests” (turpmāk – Sociālais dienests) ievāc un apstrādā fizisko personu datus.

Sociālais dienests rūpējas par fizisko personu datu aizsardzību saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem – Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula) un citiem piemērojamiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

Privātuma politika attiecas uz:

1. fiziskajām personām – Sociālā dienesta pakalpojumu saņēmējiem (tajā skaitā, potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem), kā arī trešajām personām, kuras veic fizisku personu datu apstrādi saistībā ar Sociālajam dienestam noteikto funkciju un uzdevumu izpildi vai pakalpojumu sniegšanu;
2. korespondences ar Sociālo dienestu iesniedzējiem un saņēmējiem;
3. Sociālā dienesta pārvaldītā sociālā tīkla profila apmeklētājiem;
4. zvanu veicējiem uz Sociālā dienesta tālruņiem un zvanu saņēmējiem.

Pārzinis un tā kontaktinformācija

1. Personas datu apstrādes pārzinis ir pašvaldības iestāde “Ventspils  Sociālais dienests”, adrese: Raiņa iela 10, Ventspils, LV-3601, tālrunis: 63601202, e-pasts: [email protected].

Personas datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija

2. Kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos: [email protected], tālrunis: 63601144. Izmantojot šo kontaktinformāciju, var iegūt informāciju vai iesniegt sūdzību par Sociālā dienesta veikto fizisko personu datu apstrādi.

Personas datu apstrādes un aizsardzības principi

3. Sociālais dienests, apstrādājot personas datus, ievēro šādus principus:

3.1.    apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā;

3.2.    apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;

3.3.    apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus;

3.4.    personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā;

3.5.    apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;

3.6.    vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā, izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.

Personas datu apstrādes mērķi

4. Sociālais dienests apstrādā personas datus tam noteikto funkciju un uzdevumu izpildei, kā arī pakalpojumu sniegšanai, lai:

4.1.    veiktu sociālo darbu ar personām, ģimenēm un personu grupām;

4.2.    sniegtu sociālos pakalpojumus vai organizētu to sniegšanu ģimenēm ar bērniem, kurās ir bērna attīstībai nelabvēlīgi apstākļi, audžuģimenēm, aizbildņiem, personām, kuras aprūpē kādu no ģimenes locekļiem, invalīdiem, pensijas vecuma personām, personām ar garīga rakstura traucējumiem un citām personu grupām, kurām tas nepieciešams;

4.3.    novērtētu klientu vajadzības, materiālos un personiskos (motivācija, nepieciešamās zināšanas un prasmes, izglītība, profesija u.c.) resursus un sociālā atbalsta sistēmu;

4.4.    noteiktu klienta līdzdarbības pienākumus, vienojoties ar viņu par veicamajiem pasākumiem;

4.5.    administrētu pašvaldības budžeta līdzekļus, kas novirzīti sociālo pakalpojumu un sociālās palīdzības sniegšanai;

4.6.    normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā pieprasītu un saņemtu ziņas no valsts un pašvaldību institūcijām par sociālo pakalpojumu vai sociālās palīdzības pieprasītājiem, ja šīs ziņas nepieciešamas, lai pieņemtu lēmumu par sociālā pakalpojuma vai sociālās palīdzības sniegšanu;

4.7.    pieņemtu lēmumus par sociālās palīdzības un sociālo pakalpojumu piešķiršanu, izdotu administratīvos aktus;

4.8.    informētu klientu, kurš pieprasījis sociālo pakalpojumu vai sociālo palīdzību, par pieņemto lēmumu, atteikuma gadījumā rakstveidā norādot atteikuma iemeslu un lēmuma apstrīdēšanas vai pārsūdzēšanas termiņu un kārtību;

4.9.    uzturētu datu bāzi par sociālo pakalpojumu un sociālās palīdzības saņēmējiem, kā arī ievadītu datu bāzē informāciju par ģimenei (personai) sniegto sociālo pakalpojumu un sociālās palīdzības veidu un apmēru;

4.10.  pārstāvētu Sociālā dienesta un klientu intereses citās institūcijās jautājumos, kas ir Sociālā dienesta kompetencē;

4.11.  sadarbotos ar valsts institūcijām un pilsētas pašvaldības iestādēm sociālo pakalpojumu un sociālās palīdzības jautājumu risināšanā;

4.12.  sadarbotos ar komersantiem, nevalstiskām, sabiedriskām un reliģiskām organizācijām, kā arī citām juridiskām un fiziskām personām sociālo pakalpojumu un sociālās palīdzības sniegšanā un iedzīvotāju sociālo vajadzību risināšanā;

4.13.  slēgtu līgumus ar juridiskām vai fiziskām personām Sociālā dienesta darbības nodrošināšanai, tajā skaitā ar sociālo pakalpojumu sniedzējiem vai ar citām pašvaldībām par sociālo pakalpojumu sniegšanu, iedalīto līdzekļu apjomā un budžetā norādītajiem mērķiem;

4.14.  nodrošinātu saziņu ar iedzīvotājiem, uzņēmējiem un citām publiskām vai privātām personām;

4.15.  nodrošinātu personāla atlases konkursa norisi;

4.16.  informētu sabiedrību par Sociālā dienesta darbību;

4.17.  nodrošinātu un uzlabotu sniegto pakalpojumu kvalitāti un nodrošinātu tiesisko interešu aizsardzību (tiek veikti telefona sarunu audioieraksti);

4.18.  citos nolūkos, informējot personas, par kurām fizisko personu datu apstrāde tiek veikta.

Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

5. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats šīs privātuma politikas 4.1. – 4.16.apakšpunktā norādītajiem personas datu apstrādes mērķiem ir Regulas 6.panta 1.punkta a), b), c) un e) apakšpunkts un 9.panta 2.punkta b) apakšpunkts, proti:

5.1.    datu subjekts ir devis piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem mērķiem;

5.2.    apstrāde ir vajadzīga līguma, kura līgumslēdzēja puse ir datu subjekts, izpildei vai pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas;

5.3.    apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz Sociālo dienestu attiecināmu juridisku pienākumu, kas noteikti ārējos normatīvajos aktos – likumos, Ministru kabineta noteikumos un Ventspils pilsētas pašvaldības saistošajos noteikumos;

5.4.    apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Sociālajam dienestam likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

5.5.    apstrāde ir vajadzīga, lai realizētu Sociālā dienesta pienākumus un īstenotu Sociālā dienesta vai datu subjekta tiesības sociālā nodrošinājuma un sociālās aizsardzības tiesību jomā.

6. Sociālā dienesta sniegto pakalpojumu kvalitātes un tiesisko interešu aizsardzības nodrošināšanas ietvaros, veicot telefona sarunu audioierakstus, Sociālais dienests apstrādā personas datus pamatojoties uz Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu – lai aizsargātu savas vai trešās personas leģitīmās intereses (piemēram, lai izvērtētu gadījumus, kad ir saņemtas sūdzības par klientu apkalpošanas kvalitāti).

Personas datu kategorijas

7. Sociālais dienests, īstenojot šīs privātuma politikas 4.punktā noteiktos personas datu apstrādes mērķus, galvenokārt, apstrādā šādas fizisko personu datu kategorijas:

7.1.    identifikācijas dati (piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas gads);

7.2.    kontaktinformācija (piemēram, deklarētā vai faktiskā dzīvesvietas adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese);

7.3.    CV, izglītības dokumenti, motivācijas vēstules, sertifikāti, apliecības;

7.4.    finanšu dati (piemēram, bankas konts, atlīdzības apmērs, pabalsta apmērs);

7.5.    informācija par personas materiālo un ģimenes stāvokli;

7.6.    informācija par personas sociālo situāciju;

7.7.    informācija par personas īpašumu;

7.8.    informācija par izglītības iestādi, kuru apmeklē pakalpojuma saņēmēja bērns;

7.9.    veselības dati;

7.10.  foto, video un audiovizuālas fiksācijas;

7.11.  telefona sarunu audioieraksta dati (zvana veicēja vai zvanu saņēmēja tālruņa numurs, telefona sarunas ieraksts – komunikācijas saturs, kas atklāj personas datus);

7.12.  citas personas datu kategorijas, kuru apstrādi nosaka normatīvie akti.

Personas datu glabāšanas ilgums

8. Sociālais dienests drīkst glabāt un apstrādāt fizisko personu datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

8.1.      dati ir nepieciešami noteikto mērķu sasniegšanai;

8.2.      kamēr pastāv juridisks pienākums datus glabāt;

8.3.      kamēr ir spēkā fiziskās personas piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.

9. Pēc tam, kad iepriekšējā punktā minētie kritēriji nav piemērojami, personas dati tiek dzēsti vai iznīcināti, vai nodoti glabāšanai valsts arhīvam saskaņā ar normatīvo aktu prasībām.

Personas datu nodošana

10. Sociālais dienests var nodot fizisko personu datus publiskām un privātām personām, kurām tos izpaust ir Sociālā dienesta tiesības vai pienākums saskaņā ar normatīvajiem aktiem vai līgumiem (piem. pašvaldības sabiedrībai ar ierobežotu atbildību “Ventspils nekustamie īpašumi”, pašvaldības sabiedrībai ar ierobežotu atbildību “Ventspils siltums”, pašvaldības sabiedrībai ar ierobežotu atbildību “Ūdeka” u.c.), vai saņemot datu subjekta skaidru un nepārprotamu piekrišanu savu personas datu nodošanai.

11. Nododot fizisko personu datus, Sociālais dienests nodrošina normatīvajos aktos noteiktās procedūras personas datu apstrādes un aizsardzības līmeņa, kas līdzvērtīgs ar Regulu noteiktajam, ievērošanai.

12. Sociālā dienesta rīcībā esošie fizisko personu dati netiek nodoti trešajām valstīm.

Foto, video un audiovizuālo fiksāciju veikšana

13. Lai informētu personas par Sociālā dienesta darbību un notiekošajām aktivitātēm, var tikt veikta foto, video un audiovizuāla fiksācija.

14. Personas tiek informētas par plānoto foto, video un audiovizuālo fiksāciju veikšanu.

15. Gadījumos, kad personas datu apstrādei nepieciešama personas sniegta piekrišana, Sociālā dienesta darbinieks vai tās pilnvarots pārstāvis var personu uzrunāt tieši un lūgt tās atļauju personas fiksēšanai foto attēlu, video vai audiovizuālā formā un šīs fiksācijas publiskošanai. Ja šajā situācijā persona ļauj veikt foto attēlu, video vai audiovizuālu fiksāciju un to publiskot, uzskatāms, ka persona ir sniegusi piekrišanu savu personas datu apstrādei (sava foto attēla, video vai audiovizuālās fiksācijas publiskošanai). Atsevišķos gadījumos var tikt lūgts personas piekrišanu noformēt rakstiski.

16. Sociālais dienests uzņemtos foto attēlus, video un audiovizuālās fiksācijas var izvietot interneta vietnēs, presē un citos masu informācijas līdzekļos, Ventspils pilsētas pašvaldības informatīvajos izdevumos, sociālo tīklu profilos, informatīvajos ekrānos pilsētvidē u.c.

Datu subjekta tiesības

17. Datu subjektam ir tiesības vērsties pie personas datu apstrādes pārziņa (Sociālā dienesta) un lūgt sniegt informāciju par viņa personas datu apstrādi, kā arī lūgt personas datu labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret viņa personas datu apstrādi.

18. Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu šādā veidā:

18.1.  rakstveida formā klātienē Sociālā dienesta telpās, uzrādot personu apliecinošu dokumentu (piemēram, pasi vai ID karti), jo datu subjektam ir pienākums sevi identificēt;

18.2.  elektroniskā pasta veidā, parakstot to ar drošu elektronisko parakstu. Šajā gadījumā, tiek prezumēts, ka datu subjekts ir sevi identificējis, ar pieprasījuma iesniegšanu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. Vienlaicīgi, Sociālais dienests saglabā sev tiesības šaubu gadījumā pieprasīt datu subjektam papildus informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu;

18.3.  izmantojot pasta sūtījumu. Šajā gadījumā atbilde tiks sagatavota un nosūtīta, izmantojot ierakstītu vēstuli, tādejādi nodrošinoties, ka trešās personas nevarēs saņemt šo sūtījumu. Vienlaicīgi, Sociālais dienests saglabā sev tiesības šaubu gadījumā pieprasīt datu subjektam papildus informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu.

19. Saņemot datu subjekta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu saskaņā ar Regulas 15. – 22. pantu, Sociālais dienests izvērtē, vai pieprasījumā ietvertais lūgums ir apmierināms vai arī pastāv kādi Regulā un citos normatīvajos aktos noteiktie izņēmumi, kad datu subjekta pieprasījums nav apmierināms.

20. Ja personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir datu subjekta sniegta piekrišana, datu subjektam ir tiesības atsaukt piekrišanu savu personas datu apstrādei, taču tas neietekmē to apstrādes darbību likumību, kas veiktas tad, kad piekrišana bija spēkā.

21. Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par nelikumīgu viņa personas datu apstrādi Sociālajā dienestā vai Datu valsts inspekcijā.